Tin Tức

Chứng từ điện tử là gì? Tất tần tật các quy định pháp lý về chứng từ điện tử

Vũ Ngọc Dũng
22/03/2023
365 lượt xem

Với vai trò quan trọng của mình, chứng từ điện tử được chính phủ và các tổ chức quốc tế xem là một phương tiện hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi số. Ngày 19/01/2020, chính phủ đã ban hành nghị định 123/2020/NĐ-CP với các quy định quan trọng về chứng từ điện tử. Vậy chứng từ điện tử là gì? Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu về chứng từ điện tử trong bài viết sau đây. 

1. Chứng từ điện tử là gì? 

Để trả lời cho câu hỏi “chứng từ điện tử là gì”. Ta cần căn cứ theo Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.” 

Khái niệm chứng từ điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Các quy định pháp lý về chứng từ điện tử 

Tại Mục 2, Quy định về chứng từ điện tử, Nghị định này đã quy định rất rõ một số quy định đáng chú ý sau: 

2.1 Nội dung của chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử, trong trường hợp này là các chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

2.2 Định dạng chứng từ điện tử 

Tại điều 33 của luật này đã quy định về định dạng của chứng từ điện tử: 

2.3. Định dạng biên lai điện tử:

Ngôn ngữ được sử dụng trong định dạng văn bản biên lai điện tử là XML (XML "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

Đồng thời, Định dạng biên lai điện tử cũng được chia làm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. 


 

2.4. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Định dạng chứng từ điện tử thường được sử dụng là các định dạng tài liệu điện tử thông dụng như PDF, DOC, XLS, HTML, XML, JSON...

Mỗi định dạng tài liệu điện tử có những đặc điểm và ưu điểm riêng, được áp dụng tùy vào mục đích sử dụng và yêu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân.

Ngoài ra, để đảm bảo tính bảo mật và pháp lý của chứng từ điện tử, các định dạng này thường được mã hóa và ký số bằng các phần mềm hỗ trợ. Các phương thức ký số như chữ ký số, mã hóa SSL, TLS, S/MIME... được áp dụng để đảm bảo tính xác thực và bảo mật cho chứng từ điện tử, giúp người dùng yên tâm trong quá trình trao đổi và lưu trữ thông tin.

3. Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

3.1 Nơi tiếp nhận đăng ký. 

Khi tiến hành đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận đăng ký là Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau khi tổ chức nộp các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức đăng ký để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

( Theo Thư viện pháp luật)

3.2 Thời gian xử lý hồ sơ. 

Trong khoảng thời gian một ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan Thuế sẽ chịu trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đến các đối tượng liên quan. Thông báo này sẽ thông báo cho các đối tượng xem xét việc chấp nhận sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp đăng ký hợp lệ, không có sai sót hoặc không được chấp nhận nếu không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.

Lưu ý: Theo quy định, sau khi được cấp phát biên lai điện tử, tổ chức/cá nhân bắt buộc cần hủy các chứng từ, biên lai giấy chưa sử dụng (nếu có).

3.3 Thay đổi thông tin đăng ký 

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử, tổ chức sẽ thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Trên đây là các Thông tin quan trọng về các quy định liên quan đến chứng từ điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp giảm thiểu tối đa thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng tính chính xác và bảo mật thông tin, đồng thời giảm thiểu tác động đến môi trường. Các doanh nghiệp có thể xem xét các nội dung liên quan đến các loại chứng từ điện tử, định dạng và hướng dẫn đăng ký sử dụng để hỗ trợ cho công tác kế toán, kiểm toán được chính xác, nhanh chóng và đảm bảo đúng yêu cầu của pháp luật. 

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Nhân Hòa hoặc để lại thông tin tại phần bình luận. 

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Đăng ký nhận tư vấn

Bài viết liên quan