Khấu trừ thuế TNCN là một hoạt động quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì? Những quy định pháp lý liên quan là gì? Sử dụng ra sao? Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu kỹ trong bài viết sau đây!
Nội dung
1. Pháp luật quy định ra sao về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?
Các văn bản pháp lý liên quan đến việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân qua chứng từ điện tử được xây dựng dựa trên hai văn bản quan trọng như sau:
1. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành vào ngày 19 tháng 10 năm 2020, quy định về hóa đơn và chứng từ.
2. Thông tư số 78/2021/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành vào ngày 17 tháng 9 năm 2021, hướng dẫn một số điều của Luật quản lý thuế, được thông qua ngày 13 tháng 6 năm 2019.
Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc là nền tảng pháp lý cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.
Từ ngày 01/07/2022, cơ quan thuế quy định rằng các tổ chức, doanh nghiệp sẽ đều phải chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử, chỉ được sử dụng chứng từ giấy tự in hoặc mua của cơ quan thuế còn tồn trước đó.
Tại Điều 33, nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng, tổ chức khi sử dụng chứng từ điện tử không bắt buộc phải đăng ký, chuyển dữ liệu điện tử, thông báo phát hành đến cơ quan thuế, mà sẽ tự xây dựng hệ thống phần mềm chứng từ điện tử hoặc sử dụng phần mềm của bên thứ ba, đảm bảo đáp ứng được các quy định tại Khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong thời gian chưa triển khai phần mềm chứng từ điện tử mà vẫn còn chứng từ giấy, cơ quan tổ chức vẫn có thể tiếp tục cho đến hết mà không cần phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ lên Cơ Quan Thuế như trước.
2. Tìm hiểu về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
2.1 Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì?
Theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính, chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan có thẩm quyền quy định và cấp cho các cá nhân thể hiện khoản thuế đã được khấu trừ tương ứng. Chứng từ này phải được lập và phát hành đồng thời với việc trả lương, tiền công, tiền thưởng hoặc các khoản thu nhập khác đã khấu trừ thuế TNCN.
Quy định về chứng từ điện tử được ghi rõ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.” - Trích dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Thư viện Pháp luật
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những chứng từ quan trọng trong quá trình nộp thuế đối với các cá nhân. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã được chuyển đổi sang dạng điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người nộp thuế.
2.2 Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Các quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được quy định rõ trong các văn bản pháp luật của Việt Nam. Theo đó, thời điểm lập chứng từ phải đảm bảo đúng thời hạn quy định và phù hợp với quy trình nộp thuế. Tại điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ như sau:
“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”
2.3 Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bao gồm thông tin về cá nhân nộp thuế, số tiền được khấu trừ và thông tin về người khấu trừ thuế. Chứng từ này được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền sau khi người nộp thuế gửi hồ sơ đầy đủ và chính xác.
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 32 quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ về những nội dung cần phải có trên loại chứng từ điện tử bao gồm có:
1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Nguồn: Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thư viện pháp luật
2.4 Cách bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử
Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định tại Khoản 1,2, của Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm những điều khoản sau:
“ 1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.”
3. Lợi ích của việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những loại giấy tờ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với doanh nghiệp và cá nhân có thu nhập từ tiền lương, thu nhập từ hoạt động tự do hoặc từ đầu tư. Để giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến việc xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN, nhiều người đã chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Dưới đây là những lợi ích của việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:
Thứ nhất, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Thay vì phải in và vận chuyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên giấy, doanh nghiệp và cá nhân có thể đăng ký sử dụng chứng từ điện tử và gửi thông tin chứng từ qua hệ thống trực tuyến của cơ quan thuế. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ.
Thứ hai, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử giúp tăng tính chính xác và minh bạch. Chứng từ điện tử được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế, giúp tránh nhầm lẫn hoặc mất mát giấy tờ. Doanh nghiệp và cá nhân cũng có thể kiểm tra và xác nhận thông tin chứng từ trên hệ thống trực tuyến của cơ quan thuế, giúp tăng tính minh bạch và chính xác trong xử lý thuế.
Thứ ba, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử giúp tiết kiệm không gian lưu trữ. Với số lượng lớn chứng từ khấu trừ thuế TNCN được tạo ra hàng năm, việc lưu trữ trên giấy có thể tốn không ít không gian văn phòng hoặc kho lưu trữ của doanh nghiệp. Thay vì vậy, sử dụng chứng từ điện tử giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và giúp doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng
=> Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không chỉ giúp cho việc nộp thuế trở nên dễ dàng hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như bảo vệ môi trường, giảm thiểu tình trạng mất mát, trộm cắp chứng từ và tăng tính minh bạch, giúp cho quản lý thuế trở nên hiệu quả hơn.
4. KẾT LUẬN:
Trên đây là các thông tin hữu ích để trả lời cho câu hỏi “Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là gì”, các bạn đọc cũng đã nắm được tổng quát về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Tuy nhiên, để sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hiệu quả, người nộp thuế cần phải nắm rõ các quy định pháp luật về việc lập chứng từ, đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn quy định. Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ thông tin cũng đòi hỏi người nộp thuế phải có kiến thức và kỹ năng sử dụng các công cụ điện tử để thực hiện các thủ tục liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
Một cách dễ dàng và tiện lợi hơn để doanh nghiệp không cần phải tự xây dựng hệ thống phần mềm chứng từ khấu trừ thuế, đó là sử dụng phần mềm của bên thứ ba.
Các phần mềm tạo chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang trở thành công cụ hữu ích cho doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình quản lý thuế.
Là đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp hạ tầng Internet cũng như chuyển đổi số. Echungtu là phần mềm được phát triển bởi Nhân Hòa - một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam.Được thiết kế để giúp doanh nghiệp và cá nhân tạo ra các chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách nhanh chóng, đơn giản và chính xác.
Với phần mềm Echungtu của Nhân Hòa, việc ghi chứng từ khấu trừ thuế cho doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết! EChungtu với đầy đủ các tính năng vượt trội như:
- Đảm bảo 100% quy định của pháp luật
Đáp ứng đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 37/2010/TT-BTC
- Cập nhật nhanh chóng
Luôn cập nhật các mẫu tờ khai thuế theo chính sách mới nhất từ cơ quan Thuế
- Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm tối ưu lên đến 90% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết hợp đồng giấy truyền thống tại doanh nghiệp.
- Dễ dàng sử dụng
Giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng, quản lý theo danh mục rõ ràng.
Chỉ từ 490K, đăng ký ngay gói cước phù hợp với doanh nghiệp, liên hệ tư vấn tại: https://echungtu.com/lien-he
Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:
Tổng đài: 1900 6680
Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
Bảng giá phần mềm echungtu: https://echungtu.com/bang-gia
Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html
